科研管理制度

长安大学科研业务会议管理暂行办法

2016-09-12 15:52

第一章 总 则

第一条 为了加强对我校举办科研业务会议的管理,规范科研业务会议的申办程序、过程管理等工作,提高举办会议的效益,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发[2016]50号)文件精神以及教育部的有关规定,结合学校实际情况,制定本暂行办法。

第二条 本暂行办法中的科研业务会议是指学校举办(含主办、承办)的各类学术交流与研讨会、科研项目工作会议、科研业务专题会议。

学术交流与研讨会是指依托我校主干学科与科研平台,针对某一行业领域学术问题而进行研究、讨论与交流的会议,包括国际学术会议(在华举办国际学术会议)、全国和地方性学术会议。

科研项目工作会议是指因科研项目研究或其他形式的科研活动需要,组织召开的科研项目前期论证会、项目中期检查会、专家咨询会、评审会、座谈会、成果验收与评价会、答辩会等。

科研业务专题会议是指重点实验室(工程研究中心)等科研平台的建设论证、评估验收以及学术(技术)委员会会议等工作会议;科研业务上级主管部门(如国家和省科协、行业部委)安排的专题研讨会、座谈会等。

第三条 学校支持相关单位举办高水平的学术交流与研讨会(含重要学术组织的年会),鼓励举办单位邀请相关领域的国际权威专家参会。

第四条 科研项目工作会议要根据科研业务的实际需要进行组织,严禁组织与科研项目研究工作无关的任何会议。科研业务专题会议严格按照上级主管部门的要求进行组织。

第五条 举办科研业务会议要切实贯彻“目的明确、统筹协调、厉行节约、讲求实效”、“促进学校教学科研”的原则。

第二章 科研业务会议申请审批

第六条 学术交流与研讨会申请条件

1.申请举办学术交流与研讨会的单位应具备在该领域有较强的教学及科研力量,教学、科研水平较高,一般应在国内处于领先地位。

2.能够征集到国内外具有较高学术水平的论文,并能够邀请业内著名学者出席会议。

3.国际学术会议须邀请国际知名专家学者参加会议,且确保有一定数量的国(境)外代表参加会议。

4.得到有关主管部门(如行业学会等)的同意和支持。

5.会议经费落实,须提供相应的证明材料,并具备会务及接待工作的能力。

第七条 学术交流与研讨会申请程序

1.学术交流与研讨会按照“举办单位提前定期申报,所在单位与学校管理部门审核,学校统一协调审批”的流程进行申报。每年年底(具体时间以科研管理部门的通知为准)申报下年度拟召开的学术交流与研讨会。

2.申请举办国际(两岸)学术会议,举办单位认真调研后,填写《长安大学举办国际(两岸)学术会议申报表》(见附件1),并提交详细的佐证材料,经所在单位审核、国际合作与交流处(港澳台事务办公室)、科研管理部门审核会签,校领导审批后,由学校国际合作与交流处上报教育部国际合作与交流司(港澳台办公室)审批。

申请举办全国或地方性会议,须提交《长安大学举办全国和地方性学术会议申报表》(见附件2),并提交详细的佐证材料,经所在单位、科研管理部门审核,校领导审批后,方可举办。

3.申请举办国际(两岸)学术会议,申请单位提交的申请材料应包括以下内容:

(1)会议中、英文全称及简称,举办日期、会期、地点,主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称,与会人员范围、会议规模、外宾人数;

(2)会议的主题、议题和主要内容;

(3)会议经费来源及列支经费预算;

(4)举办国际学术会议的必要性、预期目的以及已具备的条件;

(5)拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位、职务;

(6)会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式;

(7)作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位的境外组织的背景材料(名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”问题);

(8)其他需要特别说明的情况。

第八条 科研项目工作会议申请条件

1.申请者须承担科研项目,且科研项目有足够的到账经费;

2.申请举办的会议的议题要与项目研究工作紧密相关;

3.项目须有召开会议的经费预算。

第九条 科研项目工作会议申请程序

申请举办科研项目工作会议,申请者须在会议召开一周前,填写《长安大学举办科研项目工作会议申报表》(见附件3),并提交详细的佐证材料,经所在单位审核通过后,方可举办。

第十条 各单位应建立健全会议审核管理制度,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。

第三章 会议召开的有关要求

第十一条 会议优先安排学校内部会议场馆,参会人员全部为校内人员的会议必须在校内召开;已列入学校会议计划且校内不具备召开条件时,须经学校审批同意后,选择具有中央或地方会议定点资格的定点饭店或四星级(含四星)以下宾馆饭店召开。不得到国家明令禁止的风景名胜区和豪华宾馆饭店举办会议。会议住宿以标准间为主,用餐安排自助餐或者工作餐。

第十二条 各单位召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

第十三条 会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住会的以外,不安排住宿。

第十四条 学术交流与研讨会的举办,若需要学校有关部门配合,举办单位应在会前半个月向学校科研管理部门汇报,由主管校领导牵头召开有关部门协调会。科研业务会议由申请举办者和所在单位共同协调组织。

第十五条 如需邀请国家及省市领导人参加学术会议开幕式等活动,举办单位应在会前一个月向学校科研管理部门提交书面报告及相关材料,由学校科研管理部门负责向有关部门报批。

第十六条 会议举办单位要认真组织好会议期间的宣传和报道工作,扩大学校的学术影响力。

第十七条 会议结束后,举办单位要认真做好会议总结工作:

1.学术交流与研讨会会议结束后2周内须向科研管理部门提交总结材料,国际学术会议还须向学校国际合作与交流处(港澳台事务办公室)、教育部国际合作与交流司提交总结材料。

总结报告的内容应该包括以下内容:

(1)会议名称、时间、地点、主题、举办单位和学术负责人,收到论文数量,如果是国际学术会议还需提交与会中(含港澳台)外宾实到人数及具体名单;

(2)会议学术水平的评价;

(3)与会著名学者的最新研究成果和动向;

(4)国际学术会议还需总结:会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议;

(5)会议论文集出版情况;

(6)会议相关照片

(7)如是国际学术会议,是否有政治敏感问题出现,解决的情况如何。

2.科研项目工作会议结束后一周内向所在单位提交书面总结材料,所在单位应将总结材料保存归档。总结报告的内容应该包括以下内容:

(1)会议名称、时间、地点、参加会议的人员名单;

(2)会议纪要;

(3)会议相关照片;

(4)其他相关材料。

第四章 附 则

第十八条 科研业务会议经费收支严格按照《长安大学会议费管理实施细则》的有关规定执行。

第十九条 本办法由科研管理部门负责解释。

第二十条 本办法经2016年8月31日校务会议研究通过,自通过之日起执行。


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